Facturation OPCO apprentissage : échéances, facture de solde et pièces à fournir

Le principe : l'OPCO paie après exécution, au prorata des jours

L'article R. 6332-25 du code du travail pose la règle : les frais pris en charge par l'OPCO sont payés après exécution des actions. Pour un contrat d'apprentissage, l'OPCO verse au CFA, pour chaque année d'exécution, le montant de prise en charge (le NPEC ajusté) au prorata du nombre de jours effectués dans le cadre du contrat, auquel s'ajoutent les frais annexes.

Ces règles résultent du décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 et s'appliquent aux contrats conclus depuis le 1er juillet 2025. Un contrat plus ancien peut relever d'un calendrier différent : votre accord de prise en charge fait foi.

Les échéances de prise en charge d'un contrat d'un an ou plus

Pour chaque année d'exécution, l'article R. 6332-25 (III) prévoit :

Pour la première année, la participation de l'employeur (750 euros pour une certification de niveau 6 ou plus) est déduite de l'avance, que le CFA l'ait recouvrée ou non.

Le document de mise en oeuvre publié par OPCO EP illustre le cas d'un contrat de deux ans : 40 % au départ, 30 % en juillet, 20 % en octobre la première année ; puis 50 % (40 % de l'année 2 et le solde de 10 % de l'année 1) au début de la deuxième année, 30 %, 20 %, et le solde final après la fin du contrat.

Contrats de moins d'un an et nouveaux CFA

• Contrat de moins d'un an : une seule avance de 50 %, dans les mêmes conditions que l'avance de 40 % (R. 6332-25, IV). Le reste est réglé comme solde, après la fin du contrat, sur production des pièces.
• CFA déclaré depuis moins de six mois : les avances sont conditionnées à une attestation de réalisation du début des actions, et le premier versement peut être reporté jusqu'au troisième mois du contrat (R. 6332-25, V).

La facture de solde et le délai de quatre mois

C'est le point où un CFA perd le plus facilement de l'argent. Pour un contrat d'un an, pour la dernière année d'un contrat pluriannuel et pour un contrat de moins d'un an, le solde n'est versé qu'après transmission à l'OPCO de :

• une facture ;
• une attestation de réalisation des actions de formation établie par le CFA (le certificat de réalisation) ;
• lorsque l'employeur doit la participation forfaitaire, une copie de la facture que le CFA lui a adressée.

Ces pièces doivent parvenir à l'OPCO dans les quatre mois suivant le terme du contrat. À défaut, le texte est sans ambiguïté : le solde n'est pas dû. Pour un contrat qui se termine le 31 août, les pièces doivent donc parvenir à l'OPCO au plus tard le 31 décembre.

Le certificat de réalisation

Le certificat (ou attestation) de réalisation atteste que la formation a bien eu lieu sur la période facturée. Le code du travail l'exige expressément pour le solde. En pratique, les OPCO le demandent aussi avec les factures d'échéance suivant l'avance : c'est le cas du schéma publié par OPCO EP. Les exigences exactes (modèle, période couverte, signature) varient d'un OPCO à l'autre ; vérifiez les consignes de chacun de vos OPCO.

Le certificat doit être cohérent avec les dates du contrat et avec l'assiduité réelle. L'OPCO peut contrôler l'exécution des actions ; si les pièces ne sont pas fournies ou si les actions n'ont pas été exécutées, il ne prend pas en charge les dépenses en cause (R. 6332-26). Des feuilles d'émargement à jour sont votre meilleure preuve.

Facturation OPCO apprentissage en cas de rupture

• Recalcul au jour : la prise en charge est recalculée sur la durée réelle du contrat. Selon les versements déjà reçus, l'OPCO constate un trop-perçu ou verse un complément (document OPCO EP). Le dernier jour retenu est, par défaut, la date de rupture.
• Apprenti maintenu au CFA : si l'apprenti poursuit sa formation après la rupture, l'OPCO maintient les versements, au prorata des jours, jusqu'à la signature d'un nouveau contrat ou pendant six mois au plus (R. 6332-25, VI).
• Participation de l'employeur : en cas de rupture pendant les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise, elle est égale à 50 % du montant de prise en charge proratisé, dans la limite de 750 euros ; si l'apprenti signe un nouveau contrat avec un autre employeur après une rupture, elle est de 200 euros (R. 6332-25-1).

Le détail des cas est dans notre guide sur la rupture du contrat d'apprentissage.

Déposer ses factures : portails, API et frais annexes

Chaque OPCO a son canal de dépôt. OPCO EP, par exemple, met à disposition des CFA l'espace Action Apprentissage pour saisir, suivre et facturer les contrats. Certains OPCO acceptent aussi un dépôt par API pour les CFA connectés. Les frais annexes (hébergement, restauration, premier équipement, mobilité) se facturent selon les règles de l'article D. 6332-83 ; pour le premier équipement des contrats conclus depuis le 30 juillet 2026 (niveaux 3 à 5), la demande doit être transmise dans les douze mois qui suivent la conclusion du contrat.

Délais et comptabilisation : les réflexes à prendre

Les textes ne fixent pas de schéma comptable propre à l'apprentissage ; voyez le traitement de vos factures et avoirs avec votre expert-comptable. Côté suivi, quelques réflexes évitent la plupart des pertes :

• suivre chaque contrat échéance par échéance, avec la date à laquelle elle devient facturable ;
• rattacher chaque facture au numéro de dossier OPCO et à l'échéance qu'elle couvre ;
• rapprocher les virements reçus des factures : un OPCO peut payer plusieurs factures en un seul virement ;
• noter la date de fin réelle de chaque contrat (fin prévue ou rupture) et en déduire la date limite du solde, quatre mois plus tard ;
• relancer par écrit, et garder la trace, toute facture restée sans règlement.

Ce que fait Tevna pour la facturation OPCO

Tevna relit l'échéancier des OPCO connectés et classe chaque contrat : à facturer, à vérifier, absent de l'OPCO, déjà facturé, réglé. Il prépare la période couverte par chaque certificat de réalisation, rappelle la facture de solde avant le délai de quatre mois et signale les écarts entre ce que dit l'OPCO et ce que vous avez facturé. Voir la page financement OPCO.