Pourquoi passer au livret d'apprentissage numérique
Le livret d'apprentissage fait le lien entre le CFA et l'entreprise. Sur papier ou en PDF envoyé par e-mail, il se perd, revient incomplet, ou n'est rempli qu'au moment d'un contrôle. Le livret d'apprentissage numérique de Tevna est rattaché au contrat : il sait quand il doit s'ouvrir, qui doit remplir quoi, et qui relancer.
Pour le tuteur école, la question n'est plus « où en est chaque livret ? » mais « lesquels bloquent, et à cause de qui ? ».
Ouverture automatique au début du contrat
Chaque matin, Tevna repère les contrats qui commencent, avec une entreprise connue, et ouvre le livret correspondant. Le modèle suit la formation : un parcours sur deux ans pour une première année, sur un an pour une dernière année. Le livret peut aussi être créé à la main depuis la fiche de l'apprenti.
- L'entreprise rattachée est celle du contrat, jamais devinée.
- Le tuteur école est le référent de la classe de l'apprenti.
- À l'ouverture, l'apprenti et son maître d'apprentissage reçoivent un e-mail de bienvenue avec leurs premières étapes en lien direct.
Chacun remplit sa partie, depuis son espace ou son lien
L'apprenti, son maître d'apprentissage et le formateur remplissent chacun leur partie : intégration dans l'entreprise, bilans, missions, évaluation des compétences, questionnaires. Chaque étape se valide par celui qui la concerne.
Le maître d'apprentissage n'a pas besoin de se connecter : un lien unique lui présente toutes ses étapes à remplir, pour tous ses apprentis, une à la fois. S'il le souhaite, il retrouve aussi le livret dans son espace entreprise. Une charte signée par lien laisse une attestation nominative datée.
Un maître d'apprentissage qui demande un contact ou une visite du référent CFA dans son questionnaire déclenche une alerte au tuteur école, qui la marque comme traitée.
Compétences, missions et questionnaires dans le même livret
Les étapes du livret ne se limitent pas à des signatures. Selon le modèle de la formation, elles portent les missions confiées en entreprise, l'évaluation des compétences rattachées aux blocs de la certification, et des questionnaires d'intégration ou de satisfaction. Les réponses d'un questionnaire sont reprises dans le livret et dans sa version PDF.
Le livret reste ainsi un document de suivi pédagogique, lisible par l'apprenti, l'entreprise et l'équipe, et pas seulement une case cochée pour l'audit.
Des relances qui partent seules, au bon rythme
- Un e-mail à l'ouverture de chaque étape, 30 jours avant son échéance.
- Un rappel 7 jours avant l'échéance.
- Puis un rappel chaque semaine tant que l'étape est en retard.
Un destinataire reçoit un seul e-mail regroupant ses étapes, même s'il suit plusieurs apprentis. Si le maître d'apprentissage est injoignable (pas d'adresse, adresse invalide), c'est le tuteur école qui est prévenu. Chaque envoi est tracé sur la fiche de l'apprenti et dans l'historique du livret.
Le lundi, chaque tuteur école reçoit le récapitulatif de ses livrets : étapes en retard, rendez-vous de suivi à prévoir, maîtres d'apprentissage injoignables.
Le suivi de tous les livrets de l'école
Dans Scolarité › Livret d'apprentissage, tous les livrets sont triés par urgence, avec pour chacun ce qui bloque et qui doit agir. Des filtres par tuteur et par état, et une relance immédiate en un clic. Un onglet présente les statistiques d'avancement.
Les étapes validées et les questionnaires remplis alimentent vos preuves Qualiopi. Le livret s'ouvre à partir des contrats tenus dans le module contrats d'apprentissage : pas de contrat saisi, pas d'ouverture automatique.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser nos propres modèles de livret ?
Oui. Chaque formation suit un parcours modèle, avec ses étapes, ses échéances et ses questionnaires. Ce parcours se définit avec vous au démarrage, à partir du livret que vous utilisez aujourd'hui.
Le maître d'apprentissage doit-il créer un compte ?
Non. Il remplit ses étapes depuis le lien reçu par e-mail. S'il active son espace entreprise, il y retrouve aussi le livret, les contrats et les relevés de présence de son apprenti.
Que se passe-t-il en cas de rupture du contrat ?
Le livret n'est pas ouvert sur un contrat rompu. Si l'apprenti signe un nouveau contrat en cours d'année, un nouveau livret s'ouvre avec la nouvelle entreprise.
Les relances peuvent-elles être coupées ?
Le module livret s'active ou se coupe pour toute l'école, et ses relances avec lui. Une relance manuelle reste toujours possible depuis la liste des livrets.