Tevna, le logiciel de gestion CFA de la candidature au paiement OPCO

Un logiciel de gestion CFA pensé à partir du parcours de l'apprenti

Tevna est un logiciel de gestion CFA conçu par des dirigeants de CFA, avec plus de 15 ans d'expérience de l'apprentissage. Il ne part pas d'un tableur amélioré, mais du parcours réel d'un apprenti : la candidature arrive, une entreprise s'engage, le contrat démarre, l'OPCO paie.

À chaque étape, les règles du métier sont déjà dans l'outil : échéances OPCO, étapes du livret, relances des entreprises, délais de traitement des réclamations. Votre équipe n'a plus à les tenir de mémoire ni dans des fichiers séparés.

Chaque module s'active ou se coupe. Un module coupé disparaît pour toute l'équipe, avec ses relances. Vous commencez par ce qui vous coûte le plus de temps, et vous ajoutez le reste ensuite.

Les six modules de Tevna

Candidatures

Les candidatures venues de votre site et de vos publicités arrivent dans un pipeline par formation. Chaque étape peut envoyer son e-mail, les entretiens se planifient et le profil du candidat se partage aux entreprises. Voir le module Candidatures.

Contrats et CERFA

L'entreprise remplit un formulaire en ligne, sans compte. Tevna prépare le CERFA et la convention de formation, puis les fait signer électroniquement. Les ruptures suivent le même circuit. Voir le module Contrats.

Financement OPCO

Contrat par contrat, Tevna sait ce qui est à facturer, ce qui est payé et ce qui est à réclamer. Les échéanciers sont relus chez les OPCO connectés. Voir le module Financement OPCO.

Livret d'apprentissage

Le livret s'ouvre au début du contrat. L'apprenti, son maître d'apprentissage et le formateur remplissent chacun leur partie, et les rappels partent avant chaque étape. Voir le module Livret.

Assiduité et émargement

Le formateur fait l'appel depuis son espace, les apprentis émargent, l'absent reçoit le soir même un lien pour déposer son justificatif. Voir le module Émargement.

Qualiopi

Enquêtes, réclamations, réunions et registres alimentent un classeur de preuves rangé par indicateur. Voir le module Qualiopi.

Trois espaces connectés : apprentis, entreprises, formateurs

Votre équipe administre depuis l'espace de gestion. Les autres publics ouvrent leur propre espace, à l'adresse de votre école, sur les mêmes données :

• Apprentis : planning, absences et justificatifs, livret, documents, cours en ligne et réclamations.
• Entreprises : formulaire employeur, contrats et signatures, livret de l'apprenti, relevés de présence.
• Formateurs : séances, appels, cahier de texte, notes, documents et facturation de leurs heures.

Une information saisie une fois sert partout. L'absence pointée par le formateur apparaît sur la fiche de l'apprenti, dans son espace, dans le relevé envoyé à l'employeur et dans le contrôle des présences du dossier OPCO.

CRM CFA ou ERP CFA : ce que Tevna couvre

On cherche souvent un CRM CFA pour le recrutement, puis un ERP CFA pour la scolarité et la facturation, et l'on se retrouve avec deux outils qui ne se parlent pas. Tevna couvre les deux côtés dans une même base :

• la partie commerciale : candidatures, rendez-vous, parcours d'e-mails, CVthèque partagée aux entreprises, fiches entreprises ;
• la partie gestion : inscriptions et classes, contrats, échéances OPCO, livrets, assiduité, documents de scolarité, Qualiopi.

Un candidat qui signe son contrat passe de l'admission à la scolarité sans ressaisie. Sa fiche garde tout l'historique, de son premier formulaire à la dernière facture OPCO.

Ce qui entoure les modules

• Un environnement par école : sa base, ses fichiers, son adresse. Un organisme peut regrouper plusieurs écoles, chacune avec son identité, ses formations et ses documents.
• Des droits fins : pour chaque rôle ou chaque personne, les écrans visibles et les actions autorisées. Retirer un droit bloque aussi l'action côté serveur.
• Double authentification obligatoire pour l'équipe.
• Application et base de données hébergées dans l'Union européenne, dans la région choisie par l'école, avec des sauvegardes chiffrées chaque nuit, gardées 30 jours.
• Des e-mails automatiques aux bonnes heures, envoyés depuis l'adresse de votre école et journalisés.

Si vous êtes un organisme de formation qui accueille des apprentis sans être un CFA historique, la page logiciel organisme de formation détaille ce que Tevna vous apporte et ce qu'il ne fait pas.

Démarrer avec Tevna

Votre environnement est prêt en une journée, à l'adresse et aux couleurs de votre école. La reprise de vos apprenants, entreprises et contrats se planifie ensuite avec vous, selon leur volume et leur format, et votre équipe est formée.

Le prix dépend du nombre d'apprentis, tout inclus : hébergement, sauvegardes, mises à jour et assistance. Le détail est sur la page tarifs.