Pourquoi un logiciel de facturation CFA plutôt qu'un tableur
Un logiciel de facturation CFA doit d'abord répondre à une question simple : qu'est-ce que je peux facturer aujourd'hui ? En apprentissage, la réponse change chaque semaine. L'OPCO ouvre des échéances, en retire après une rupture, prolonge un dossier, solde un contrat. Un tableau tenu à la main prend du retard sans que personne ne le voie.
Les pertes viennent rarement d'une erreur de calcul. Elles viennent d'une échéance oubliée, d'une rupture jamais déclarée, d'un solde facturé trop tard, ou d'un dossier qui n'est rattaché à aucun apprenti. Tevna est construit pour faire remonter ces cas.
Le suivi des échéances OPCO, relu chez l'OPCO
Pour les OPCO connectés par leur API, Tevna relit les dossiers et leurs échéanciers chaque nuit. Un bouton « Synchroniser les OPCO » permet aussi de les relire à la demande. La règle est simple : l'OPCO fait foi. Tevna affiche ce qu'il renvoie, sans le corriger, et signale ce qui ne concorde pas.
Chaque contrat a son échéancier : date d'ouverture, montant, état (prévue, à facturer, déposée, payée). Une échéance que l'OPCO a retirée de son échéancier est datée comme telle, au lieu de rester affichée comme due.
Les dossiers à facturer, classés en un écran
L'onglet Dossiers à facturer range chaque contrat dans une catégorie qui dit quoi faire :
- À facturer : l'échéance est ouverte et rien ne la bloque ;
- À vérifier : un point demande un regard humain avant la facture ;
- OPCO non connecté : le suivi se fait sur le portail de l'OPCO ;
- Absent de l'OPCO : le contrat a été déposé mais l'OPCO ne le renvoie pas, il faut le réclamer ;
- Jamais déposé et Ne pas facturer.
Une vue par classe donne le même état à l'échelle d'un groupe. Depuis la fiche d'un apprenti, le bouton Financement ouvre directement son dossier.
Facturation OPCO apprentissage : de la facture au règlement
Pour chaque échéance, Tevna prépare la facture et le certificat de réalisation de la période concernée. Selon l'OPCO, la facture est télétransmise par son API ou déposée à la main sur son portail ; dans ce second cas, vous indiquez la date de dépôt et Tevna suit le règlement, puis le passe « à relancer » s'il tarde.
Le certificat de réalisation reprend les dates calculées pour l'échéance, y compris après une rupture. Avant de facturer, un contrôle des présences confronte le planning et les feuilles d'appel de l'apprenti à la période : un mois sans aucune preuve de présence est signalé, plutôt que découvert lors d'un contrôle.
Si votre comptabilité est tenue dans Pennylane, les factures et les encaissements sont rapprochés des dossiers : vous voyez ce que l'OPCO a réglé, ce qui est encaissé et ce qui reste à lettrer.
Les alertes qui évitent les pertes
- Solde à risque : la facture de solde est rappelée avant le délai de quatre mois.
- Ruptures à déclarer : un apprenti n'est plus inscrit mais l'OPCO ne connaît aucune rupture. L'équipe est prévenue, et la déclaration part avec le formulaire de rupture signé en pièce jointe.
- Incohérences entre l'OPCO et l'école : dossier soldé alors que le contrat court, échéances retirées sans rupture connue, dossier rattaché à aucun apprenti.
- Prolongations : un nouveau dossier ouvert par l'OPCO après une prolongation est relié au bon apprenti.
Les échanges avec l'OPCO partent du dossier (« Écrire à l'OPCO ») et sont enregistrés avant l'envoi. Les réponses s'affichent dans le même fil, avec un statut de suivi : en attente, en cours, à relancer, résolue.
Frais annexes et premier équipement
Les frais annexes engagés par l'OPCO (premier équipement, mobilité) apparaissent sur le dossier. Tevna signale un premier équipement facturé deux fois pour le même apprenti et le même cursus, propose de demander l'engagement à l'OPCO quand il manque, et relie la remise du matériel, avec son attestation signée, au frais facturé.
Le module de financement s'appuie sur les contrats tenus dans Tevna : voyez comment ils sont préparés sur la page contrats d'apprentissage et CERFA. Pour le mécanisme lui-même, notre guide sur la facturation OPCO en apprentissage reprend les étapes et les délais.
Questions fréquentes
Tevna fonctionne-t-il avec tous les OPCO ?
Le suivi des échéances, la file à facturer et les alertes valent pour tous les OPCO. La relecture automatique des échéanciers et la télétransmission des factures dépendent de l'API de chaque OPCO : nous vous indiquons en démo lesquels sont connectés pour vos contrats.
Tevna émet-il les factures à notre place ?
Tevna prépare la facture et le certificat de réalisation de l'échéance. Une personne de votre équipe vérifie et valide avant tout dépôt chez l'OPCO.
Que se passe-t-il après une rupture de contrat ?
Tevna repère l'apprenti sorti dont la rupture n'est pas connue de l'OPCO et prévient l'équipe. Le certificat final s'arrête à la bonne date, et la déclaration à l'OPCO part du dossier avec le formulaire de rupture signé.
Peut-on suivre le financement par classe ?
Oui. La vue par classe montre, pour chaque apprenti, ce qui est facturé, à facturer ou à vérifier, frais annexes compris. La file des dossiers reste la référence pour traiter les cas un par un.