Un logiciel d'émargement où l'appel se fait en classe et le reste suit

Ce qu'un logiciel d'émargement change pour un CFA

Dans un CFA, l'assiduité ne sert pas qu'à la pédagogie. Elle conditionne la relation avec l'employeur, qui paie le salaire pendant les heures de formation, et le financement, puisque l'OPCO peut demander la preuve que la formation a eu lieu. Un logiciel d'émargement doit donc produire une preuve fiable, puis la faire circuler.

Avec des feuilles papier, l'appel est fait, mais il reste dans un classeur. Les absences sont ressaisies plus tard, quand elles le sont. Tevna part de l'appel en classe et en tire tout le reste.

L'appel du formateur et la feuille d'émargement en ligne

Le formateur ouvre sa séance depuis son espace, sur ordinateur ou sur téléphone, et pointe chaque apprenti : présent, absent, en retard, parti plus tôt. Les apprentis émargent en scannant un code ; le statut posé par le formateur prime toujours. Le formateur signe ensuite la feuille d'émargement en ligne.

• Une feuille signée est figée. Une correction ultérieure reste possible, mais elle est tracée : qui, quand, et ce qui a changé.
• Chaque ligne indique qui a posé le statut : l'émargement de l'apprenti, le formateur ou l'équipe.
• Une absence signalée à l'avance par l'école (rendez-vous, maladie annoncée) pré-remplit l'appel.

Les relances de l'appel formateur

Un appel formateur oublié ne se rattrape pas facilement. Tevna rappelle au formateur de faire son appel après le début du cours, puis de signer sa feuille avant la fin. Chaque matin, il reçoit le récapitulatif de ses feuilles non signées des jours précédents.

Au-delà d'un seuil de séances sans feuille signée, l'équipe est alertée. Dans Pédagogie › Émargements, vous retrouvez les séances non pointées, les signatures manquantes et les retards. Vous n'avez pas à poursuivre les formateurs vous-même.

Les absences des apprentis : justifier, prévenir, suivre

Le soir même, l'apprenti absent reçoit un e-mail avec un lien pour déposer son justificatif depuis son espace. L'équipe est notifiée du dépôt, accepte ou refuse, et l'apprenti est prévenu de la décision. Une décision se reprend si elle était erronée.

• Absents du jour : la liste des absences de la journée, et un écran pour appeler les absents d'une demi-journée et noter l'appel.
• Fiche de l'apprenti : ses présences mois par mois, en heures de cours, avec un code couleur.
• Vue de l'école : toutes les absences des apprentis dans Scolarité › Assiduité, par classe et par période.

Les relevés pour les entreprises et les preuves pour l'OPCO

L'employeur reçoit un relevé d'absences de son apprenti sur la période de votre choix, en PDF, envoyé depuis l'adresse de l'école. Les relevés se préparent classe par classe, avec un aperçu avant envoi, et un même relevé n'est jamais envoyé deux fois. L'entreprise retrouve aussi les relevés de présence dans son espace.

Les mêmes données servent au contrôle des présences d'un dossier de financement : avant de facturer une échéance, vous voyez si la période est couverte par des feuilles d'appel. C'est le lien avec le module financement OPCO. Les feuilles signées et leurs corrections tracées servent aussi de preuves pour Qualiopi.

Si vous cherchez à structurer vos feuilles avant de passer à un outil, notre guide sur la feuille d'émargement en formation reprend ce qu'elle doit contenir.