Logiciel de gestion de l'apprentissage : du formulaire employeur au CERFA signé

Ce qu'un logiciel de gestion de l'apprentissage doit éviter : la ressaisie

Un contrat d'apprentissage rassemble des informations venues de trois parties : l'apprenti, l'employeur et le CFA. Sans logiciel de gestion de l'apprentissage, la chargée de relations entreprises les recopie d'un e-mail à un PDF, puis d'un PDF à un portail. Chaque recopie est une occasion d'erreur, et une erreur de SIRET, de convention collective ou de dates suffit à faire refuser un CERFA.

Tevna part d'un principe : une information se saisit une fois, à la source, et sert partout ensuite. La fiche de l'apprenti, la fiche de l'entreprise et le formulaire employeur alimentent le même dossier de contrat.

Le formulaire employeur en ligne, sans compte

Depuis la candidature ou la fiche de l'apprenti, vous envoyez un lien à l'entreprise. Elle remplit ses informations en ligne, sans créer de compte : établissement, maître d'apprentissage, rémunération, durée de travail. Son brouillon est gardé si elle s'interrompt.

• Une relance part automatiquement toutes les 48 heures tant que le formulaire n'est pas rempli.
• Chaque version des réponses est conservée, et l'équipe reçoit un PDF lisible à chaque envoi de l'employeur.
• À la soumission, l'entreprise est retrouvée par son SIRET, ou sa fiche est créée.
• Un envoi peut être annulé : le lien affiche alors qu'il a été annulé par l'école.

Le CERFA d'apprentissage et la convention préparés pour vous

Une fois le formulaire rempli, le contrat apparaît dans Scolarité › Convention et CERFA. Tevna remplit le CERFA d'apprentissage à partir du dossier : fiche entreprise, formulaire employeur, fiche de l'apprenti et saisie de l'école, dans cet ordre de priorité.

• L'intitulé du diplôme vient de la fiche RNCP de la certification, pas d'un libellé commercial.
• La rémunération suit le barème selon l'âge et l'année de contrat ; un salaire saisi à la main n'est pas écrasé.
• Le niveau de prise en charge (NPEC) est cherché dans le référentiel dès que la certification et l'IDCC sont connus.
• Ce qui ne peut pas se déduire n'est jamais inventé : la liste des informations manquantes s'affiche, et le PDF reste remplissable avant signature.

La convention de formation est générée avec le contenu de la formation. Une convention sans aucun article renseigné ne part pas en signature.

Signature électronique par les trois parties

Le CERFA et la convention se signent électroniquement par l'employeur, l'apprenti (et son représentant légal s'il est mineur) et le CFA. Vous voyez qui a signé et qui reste attendu ; les relances partent seules. Un CERFA refusé par l'OPCO vient le plus souvent d'une donnée de l'entreprise ou des dates du contrat : vous corrigez à la source, dans la fiche, et le document se régénère.

Gestion des contrats d'apprentissage au quotidien

La liste des contrats montre les apprentis inscrits sur l'année, leurs contrats et l'état de chaque dossier : à collecter, à compléter, déposé en attente de l'OPCO, financé. Une période sans employeur n'est jamais comptée comme un contrat : un apprenti en recherche d'entreprise reste visible comme tel.

• Fiches entreprises : le lien entre un contrat et sa fiche se corrige, et les doublons se fusionnent avec une simulation avant toute écriture.
• Prolongations : la fin prorogée d'un contrat est prise en compte partout.
• Premier équipement : kit par formation, remise à l'apprenti et attestation signée.

Rupture du contrat : un circuit suivi

Le formulaire de rupture se prépare depuis la fiche et se signe électroniquement par l'employeur, l'apprenti et son représentant légal. Une rupture signée sur papier se dépose en scan. Si la date d'effet est déjà passée au moment des signatures, Tevna l'affiche clairement plutôt que de bloquer.

Le lien avec le financement est fait : un apprenti sorti dont l'OPCO ne connaît pas la rupture est signalé dans le module financement OPCO, et la déclaration part avec le formulaire signé. Pour les règles elles-mêmes, voyez nos guides sur le CERFA d'apprentissage et la rupture du contrat d'apprentissage.